Это самая современная, комфортная и безопасная стоянка на Чёрном море. Она предлагает полностью защищённую от волнения акваторию для яхт.

До нашего сотрудничества учет стояночных мест велся вручную, что создавало сложности при аренде новых мест. Не было возможности автоматического расчета стоимости в зависимости от места и размера яхты, а также автоматизированного формирования отчетов о загруженности. Заявки на техобслуживание обрабатывались вручную, отдельно от основного договора, что усложняло процесс.

Основной целью было усиление контроля за исполнением поручений руководства и автоматизация внутреннего документооборота. Это должно было сократить время на информационный обмен и снизить риски потери информации, создавая упорядоченный информационный ландшафт.
Срок проекта: 9 месяцев 

Для решения поставленной перед нами задачи, мы использовали следующие программные продукты:

1. 1С-Битрикс управление сайтом — данный продукт использовался для разработки корпоративного сайта компании с удобным функционалом для судовладельцев в виде личного кабинета, где можно отслеживать задолженность, совершать платежи и оформлять заявки в техническую зону.
2. Корпоративный портал Битрикс24 (Коробочная версия) — отвечает за:
   — Первичный прием запросов от клиентов
   — Внутрикорпоративное общение
   — Согласование заявок на обслуживание в технической зоне
   — Регистрацию входящих документов офис-менеджера
   — Согласование договоров и выставление счетов
3. 1С.Предприятие бухгалтерия 3.0 — отвечает за:
   — Ведение бухгалтерского учета в компании
   — Ведение налогового учета в компании 
   
4. 1С.Предприятие надстройка для бухгалтерии БИТ.ФИНАНС — данный модуль отвечает за:
   — Управление движением денежных средств
   — Управление договорами и обязательствами
   — Бюджетирование, формирование и управление бюджетами
   — Управленческий учет, актуальная информация в наглядном виде 
   
5. Собственная разработка для автоматизации стоянки для яхт на базе 1С.Предприятие — модуль отвечает за:
   — Рассчет стоимости стоянки согласно тарифам, сезонности и месторасположению
   — Фиксацию договор аренды
   — Автоматическое выставление счетов для оплаты и отправку их в личный кабинет судовладельца на сайте и в Битрикс24 для менеджера
   — Анализ загруженности и доходности стоянки в разрезе:
          — мест, линий;
          — по типоразмерам яхт;
          — с учетом сезонности;
          — по уровню тарифа;
          — прогнозная доходность места на год с учетом сезонности.

Наши компетенции позволили реализовать проект в несколько этапов:

1. Анализ текущих процессов и выявление ключевых точек для автоматизации.
2. Разработка и внедрение системы учета и автоматического расчета стояночных мест.
3. Интеграция системы заявок на техобслуживание с основным договором.
4. Обучение сотрудников работе с новой системой.

• Судна — данные справочники содержат реестр яхт с их параметрами
• Дополнительное соглашение, Договоры — данные справочники содержат реестр договоров.
• Тарифы — данные справочники содержат реестр.
• Места, Реестр состояния мест — реестр мест для парковки яхт, который показывает загруженность и с кем заключен договор. Через веб-хуки в связке со сделкой все выгружается в 1С для формирования отчетов.
• Согласование договоров, Лист согласований, — данный модуль позволяет согласовывать документы по заданному сценарию и получать счета из 1С через веб-хук
• Платежи, Регистрация документов — возможность регистрации и контроля входящей документации.

1. В Битрикс24 создается потенциальная сделка с заказчиком, который предоставляет данные о судне.
2. Введенные данные передаются в 1С, где их принимает специально разработанный калькулятор, который просчитывает стоимость за указанный период в зависимости от параметров суда, места и сезонности. Возвращает информацию в виде номенклатурных позиций в закладку Товары и услуги в Битрикс24 в режиме реального времени.
3. После согласования полученных расчетов с клиентом и сдвига на стадию «Договор» в 1С автоматически создается документы «Договор аренды».
4. Каждое первое число месяца в 1С на основании документа «Договор аренды» автоматически формируется счет на оплату для клиента, который автоматически уходит в личный кабинет судовладельца на сайт. Если кабинет не создан, он создается автоматически и на почту судовладельца приходят доступы. Данный счет можно оплатить прямо из личного кабинета.
5. Информация об оплате уходит в 1С и статус счета меняется на оплачен.
6. 1С статус счета отправляет в Битрикс24 ответственному менеджеру.
7. Каждое 30 число месяца Битрикс24 формирует Акт на основе оплаченного счета и отправляет его в личный кабинет судовладельца и на его контактную почту.

• Автоматизация учета стояночных мест и расчетов позволила сократить время на обработку заявок.
• Упорядоченный документооборот снизил риски потери информации.
• Быстрое формирование отчетов о загруженности улучшило планирование на будущий год. 

• При автоматической регистрации входящих запросов от клиентов и партнеров в системе Битрикс24 на более чем 70% снизилась нагрузка на сотрудников, которые в ручном режим отслеживали статус каждой заявки.
• При интеграции 1С.Предприятие и Битрикс24 отпала необходимость связи с бухгалтерией для согласования документов, так как это происходит в автоматическом режиме по запросу.
• Благодаря отчету «Анализ загруженности и доходности стоянки» появилась возможность формировать бюджет на следующий год в автоматическом режиме, так же быстро отслеживать текущую загрузку стоянки.
• БИТ.ФИНАНС позволил фиксировать заявки на расходование денежных средств и контроль бюджета в автоматическом режиме.